►Le rapport d'activité 2021

L’équipe

 

Pour assurer son administration, sa gestion et pour mener à bien les axes de sa politique, l'association et par voie de délégation, la direction générale, dispose d'un siège social. Composé d’une équipe de 7 personnes placées sous la responsabilité du directeur général, le siège assure les principales fonctions support.

 

• Directeur général : Grégory Magneron
• Assistante de direction : Farida Messif
• Chef comptable : Valérie Pahin
• Assistante Ressources Humaines : Brigitte Renaux
• Comptable : Nathalie Héry/Elise Maître
• Chargée de communication : Véronique Miszewski

Pour assurer son administration, sa gestion et pour mener à bien les axes de sa politique, l’association et par voie de délégation, la direction générale, dispose d’un siège social et de compétences regroupées sur les fonctions support. L’équipe est composée d’un directeur général, d’une directrice générale adjointe, d’une assistante de direction, d’une responsable administrative et financière, d’une comptable, d’une assistante en ressources humaines, d’une chargée de communication et d’une adjointe à la qualité. À la suite de la fusion en 2013, les sièges des deux associations ont réuni leurs savoir-faire et leurs complémentarités permettant ainsi de déployer des moyens donnant une autre dimension aux actions et aux projets. L’équipe du siège s’inscrit dans une logique visant à apporter un service efficace et de qualité aux établissements, tout en optimisant ses coûts de fonctionnement.

 Stratégie et pilotage

Au service du conseil d’administration pour l’animation associative, le siège assure également une coordination des projets et des fonctions transversales en lien avec les établissements. Le siège est un outil au service des établissements et de l’activité, objet premier statutaire de l’association. La direction générale inscrit donc ses missions dans une dimension institutionnelle du travail et une construction collective qui se traduit par :
⦁    la préparation et l’animation des instances associatives, assemblées générales, conseils d’administration, bureau, comités techniques de direction ;
⦁    une représentation de l’association auprès des pouvoirs publics (ARS, Préfecture, DIRECCTE, CAF,…), des partenaires privés (fédérations d’associations, instituts de formations et de recherches, mécènes, …) et publics (hôpitaux, CHT…) ;
⦁    l’organisation de groupes de travail sur des problématiques communes aux établissements ;
⦁    le soutien aux structures dans la mise en œuvre des projets d’établissement ainsi que des projets immobiliers et techniques ;
⦁    la production d’un rapport d’activité annuel ;
⦁    un soutien important et actif lors d’événements institutionnels ou de crises dans les établissements.

 Gestion comptable, budgétaire et financière

Depuis 2015, dans sa volonté de sécuriser ses activités et de mieux répondre aux questions économiques et fiscales, l’association a défini très clairement :
⦁    un secteur non lucratif correspondant à l’utilisation des ressources de l’assurance maladie pour les activités sanitaires et médico-sociales ;
⦁    un secteur dit « lucratif » correspondant aux activités de formations, d’expertises et de conseils.
La comptabilité de l’ensemble des activités des établissements est centralisée au siège. Les budgets sont préparés par le siège avec le concours de chaque direction d’établissement. Ils sont ensuite présentés lors des campagnes budgétaires au comité technique dédié (comité économique et budgétaire) et au comité d’entreprise, ainsi qu’au conseil d’administration qui les arrête.
À partir de l’année 2015, trois axes majeurs ont été présentés :
⦁    le développement du contrôle de gestion et des outils de pilotage ;
⦁    le renforcement de la politique d’achat et d’optimisation des coûts ;
⦁    la recherche de nouveaux financements et la diversification des ressources.
Pour gérer les activités et les actions des établissements, outre la comptabilité générale, le siège utilise une comptabilité budgétaire et une comptabilité analytique.

 

Gestion des ressources humaines

L’association compte 178 salariés répartis sur 11 sites. L’administration (dossiers, paies, déclarations sociales et de cotisations) est centralisée au siège. L’association répond aux exigences légales inscrites dans le code du travail et la convention collective nationale de travail des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées du 15 mars 1966.
La gestion des ressources humaines s’inscrit dans une logique d’affirmation de l’identité associative et d’accompagnement des projets d’établissement, se traduisant par l’existence d’orientations communes (accords collectifs) tout en répondant aux besoins particuliers des programmes scientifiques, thérapeutiques et pédagogiques de chaque établissement. 
Les relations collectives s’organisent avec le comité d’entreprise et le CHSCT, présidé par le directeur général, en articulation avec le comité technique, notamment pour la politique de formation et pour les décisions qui pourraient avoir un impact direct sur le fonctionnement des équipes dans les établissements.
Une attention particulière est portée à la qualité de vie au travail des équipes, facteur déterminant de la qualité d’accueil des enfants et des adolescents dans les lieux de soin.
Associés au rapport d’activité, un bilan social et un bilan d’hygiène et de sécurité sont produits chaque année et transmis à l’ensemble des acteurs, comité d’entreprise, comité technique et conseil d’administration.

 Démarche qualité et gestion des risques

La démarche qualité, inscrite depuis plusieurs années dans la vie des structures, s’articule autour de trois systèmes qualité différents : l’évaluation interne et externe pour les établissements médico-sociaux, la certification pour les structures sanitaires et pour l’organisme de formation, une qualification OPQF et un référencement sur la base DATA DOCK (de l’OPCA).
Pilotée et coordonnée par la direction générale et les instances qualité et gestion des risques associatives, la démarche est soutenue et animée par les référents qualité présents dans chaque structure. À travers une organisation transversale et une complémentarité des compétences et expériences, l’association vise à :
⦁    répondre aux exigences légales et réglementaires en cohérence avec les projets de soin ;
⦁    renforcer la culture qualité et gestion des risques auprès des professionnels ;
⦁    favoriser avant tout, le partage des expériences entre les équipes et les réflexions sur les pratiques professionnelles.
Le bulletin qualité associatif trimestriel renforce la communication au plus près de chaque professionnel.
En février 2016, les cinq établissements sanitaires ont obtenu la note de A à la certification V2014.
Certification Qualiopi juin 2021 pour le Copes, prochaine certification V2020 pour le sanitaire et évaluation externe pour les établissements médico-sociaux : on vous dit tout dans notre partie Qualité.

 Communication 

La communication est aujourd’hui un axe important au service de la politique associative. Elle vise en interne, à renforcer l’identité associative et une meilleure connaissance de l’activité et des projets entre les structures. Véritable outil de communication externe, le site Internet témoigne de l’activité des établissements et leurs projets.
La newsletter externe, Tempo, offre un espace de parole et de partage aux institutions. L’évolution de la communication associative participe à la stratégie de collecte de fonds déployée vers le mécénat des particuliers et des entreprises. 
Une lettre interne a été créée durant le COVID afin de faire le lien entre les professionnels. La formule a été retenue et elle est maintenant envoyée mensuellement aux salariés.
L’association est engagée dans une modernisation du système d’information visant la sécurité et l’efficacité (harmonisation du logiciel de paie et de comptabilité, évolution des logiciels de gestion de l’activité, informatisation des dossiers patients, mise en réseaux des serveurs…).
Avant tout, l’objectif de la communication est de renseigner sur les activités et les accès aux prestations sanitaires et médico-sociales vers le public, à savoir la population et les professionnels du territoire susceptibles de faire appel aux services des établissements.  

Recherche, développement et coopération

Sur proposition du conseil d’administration ou des directions, ou de sa propre initiative, la direction générale explore diverses perspectives :
⦁    les recherches et les recherches actions - la direction générale apporte son soutien pour gérer les moyens et les contours sur ce domaine ;
⦁    la représentation extérieure et le positionnement dans des groupes de travail externes (partenaires, fédérations, écoles, instituts…), groupes d’étude et de coopération ;
⦁    le développement de l’association (création d’établissements et de services, rapprochements associatifs…) ;
⦁    les projets immobiliers et d’implantation. 
Pour chaque sujet, la direction générale effectue des liens permanents d’information et/ou de collaboration avec le conseil d’administration et les directions des établissements, produisant des notes de synthèses cadrées et circonstanciées. Selon les besoins, des groupes de travail peuvent être constitués avec des administrateurs et des directeurs.