Se rencontrer et faciliter le circuit de l’information

Organisée à l’initiative de la Direction Générale de l’association, la réunion du 13 mars 2015 a rassemblé l’équipe du siège et les secrétaires et assistantes des établissements. Un temps de partage destiné à mieux se connaître…

Cette rencontre avait pour objectif de « Présenter les axes de l’organisation associative sur les différents processus, de recueillir des questions sur le fonctionnement en général et sur certains documents de liaison, mais aussi de partager les compétences et les manières de faire et améliorer la communication » afin de favoriser les échanges collectifs et transversaux.

Un questionnaire, préalablement envoyé, avait permis de récolter en amont l’avis de chacune sur les outils dont elles avaient besoin, sur la qualité des relations qu’elles entretenaient avec le siège mais aussi sur les sujets qu’elles souhaiteraient aborder.

Accueillies au Copes, toutes les professionnelles collègues ont pu se rencontrer ou pour certaines se découvrir suite à la fusion des entités Cerep et Phymentin. Après un tour de table de présentation, les échanges se sont engagés faisant apparaître des spécificités d’un établissement à un autre, tant en termes d’organisation, que d’activités ou de matériels.

Suite à une réflexion collective sur les besoins permettant de faciliter le quotidien de tous et la remontée des informations vers le siège, il a été notamment convenu de mettre en place un agenda électronique partagé et d’imaginer une solution pour la transmission du courrier en interne. Concernant les progiciels utilisés par les établissements (facturation, formation, organisation…), une réflexion commune sera portée sur les systèmes d’informations au niveau associatif.

La deuxième partie de la matinée a donné lieu à une séance de travail collectif à partir d’un document relevant les processus, procédures et modalités pratiques d’échanges et de communication. 

En conclusion, une matinée institutionnelle studieuse dans la bonne humeur et le partage. Pari tenu pour cette table ronde dont le but était « l’amélioration des relations au quotidien entre les établissements et le siège sur la base des éléments opérationnels de fonctionnement et de gestion » 

Une prochaine réunion se profile déjà en 2016…