Le temps consacré à la préparation à la visite de certification a pris un coup d’accélérateur depuis la rentrée. La visite des experts visiteurs approche. Nous connaissons depuis peu la date précise : mardi 7 février 2023.

Quelques informations à ce propos :

Comment on s’y prépare ?

Par de la formation, des analyses des pratiques, de la révision des documents…

Les équipes participent à des formations sur la bientraitance, organisées par le COPES.

Les établissements réalisent des analyses de la tenue des dossiers patients. Les infirmiers ont fait le point sur la gestion des médicaments (gestion du stockage, révision des procédures et autres documents), la gestion de la douleur et l’hygiène.

Le service qualité va rencontrer chaque agent d’entretien sur site pour faire un point sur le bio nettoyage.

Les directions se sont réunies 3 fois depuis la rentrée pour faire des entretiens à blanc sur les six sujets auxquels seront interrogées les directions : démarche qualité, maîtrise des risques, coordination territoriale, engagement patient, qualité de vie au travail et management.

On prévoit une rencontre en octobre avec les référents qualité pour faire le point sur ce qu’ils ont fait et prévoir de nouvelles missions. On étudiera la sensibilisation, la prévention et la gestion de situation de maltraitance. On préparera ensemble l’entretien avec les professionnels.

On travaille avec la Commission des usagers (CDU) et la Commission médicale d’établissement (CME) pour répondre aux critères de la HAS. Avec la CDU, on a fait le point sur le traitement des plaintes. Avec la CME, on réfléchit sur certains sujets comme la douleur et la contention.

Quels sont les travaux à venir ?

Les directions d’établissements ont une liste de tâches à réaliser (s’assurer de la bonne tenue des dossiers, révision des procédures, du livret d’accueil…).                                                     .

Le service qualité va rencontrer les équipes pour les préparer aux patients traceur (entretien avec un patient/une famille puis entretien avec le médecin pour échanger sur la prise en charge globale) mais aussi le parcours traceur (entretien avec l’équipe pour échanger sur la prise en charge globale à partir d’un dossier usager d’un patient sorti récemment). Autant vous dire qu’il est important que le dossier soit bien renseigné.

Quels sont les impératifs que doivent faire et connaître les équipes ?

Les équipes doivent connaître le processus de signalement d’un événement indésirable, de maltraitance, le circuit de décisions et d’alertes mais aussi les conduites à tenir en cas d’incident de sécurité numérique. 

La remise d’une lettre de liaison à la structure d’avale et le médecin traitant, parfois oubliée, est un impératif. Pensez aussi à renseigner le carnet de santé (IMC et vaccination).

Que se passera-t-il pendant la semaine de visite des experts visiteurs ?

Chaque établissement aura un planning différent. On vous transmettra le calendrier deux semaines avant la visite. On peut vous dire quelques généralités dont on a connaissance. Le nom et la profession des experts ne sont pas connus encore. Ils seront surement deux. L’un sera médecin.

Les experts seront basés dans un établissement, ils auront une salle dédiée pour eux pour toute la semaine. Ils déjeuneront dans la cantine des établissements.

Le mardi 7 février vers 8h, la visite sera lancée par une réunion d’ouverture avec une présentation de la démarche. Les représentants d’usagers et les directions d’établissements, la direction générale y participeront. Les directions présenteront brièvement le contexte de l’établissement.

Ensuite, les experts iront dans les établissements. Ils feront des entretiens avec l’ensemble des directions d’établissements et la direction générale. Ils rencontreront certains professionnels pour échanger sur la prise en charge de manière générale (parcours traceur). Ils échangeront avec certains patients et familles pour échanger sur la prise en charge de l’enfant. Après cet entretien, l’expert médecin interrogera le médecin psychiatre qui suit l’enfant pour échanger sur sa prise en charge (patient traceur).

A chaque fois, il n’y aura qu’un seul expert aux entretiens.

Tous les soirs, il y aura un retour « à chaud » à la direction avec des échanges contradictoires sur des anomalies constatées.

Le dernier jour aura lieu une restitution globale.

• Anaïs Coudrin, le 19 octobre 2022