Prendre le temps… ou continuer de courir après ?

Petites réflexions chronométrées sur un temps qu’on n’a jamais, mais qui ne remet aucunement en question celui que l’on prend déjà

Chez CEREP-PHYMENENTIN mais de manière générale dans tous les établissements au service de l’humain, du soin et de l’écoute, existe un bien très précieux, prisé de tous et souvent même insaisissable : Le temps.
Mais qu’est-ce que ce fameux « temps » qui nous file entre les doigts ? De quoi parle-t-on ? Et surtout, comment oser « prendre le temps » de penser, lorsqu’on a à peine le temps d’accompagner ?

Lisons ce que le Larousse nous en donne comme définition :
1.    Notion fondamentale conçue comme un milieu infini dans lequel se succèdent les événements.
2.    Mouvement ininterrompu par lequel le présent devient le passé, considéré souvent comme une force agissant sur le monde, sur les êtres.
Ces manières très concrètes de définir ce bien capricieux, introduisent parfaitement la suite de cette petite réflexion. Moi, j’en retiens que c’est un bien infini dans lequel l’enchaînement d’évènements, ayant un impact sur l’environnement et les êtres, EST LA NORME.
Ainsi, il y a ceux qui en manquent cruellement, ceux qui ne le voient pas passer, ceux qui cherchent désespérément à mieux l’organiser, mais également les super maîtres du temps qui impressionnent toujours par leur capacité à tout anticiper ; et tout ce monde-là n’est rythmé que par une chose : Lui, encore. Tic, tac, tic, tac. L’alarme, l’horloge, la notification, l’agenda, toujours là pour nous rappeler que nous n’avons pas le temps. Tic, tac, tic, tac.
Quoi qu’il en soit, il s’agit, là, d’une bien longue introduction, c’est l’heure de notre rendez-vous mensuel. Prenez le tempo, et bienvenue dans les petites réflexions qualité de la lettre interne.

Notre quotidien

Soyons honnêtes : si le temps se mesurait en kilomètres, nous aurions tous eu notre chance en tant que marathoniens aux JO PARIS 2024. Car pour courir, nous courons, et ce, tous les jours. Le marathon de l’agenda, du dossier complet, des événements « surprises » qui font le « charme » de notre quotidien en établissement, de l’enfant et des familles satisfaites, de la mise en œuvre du projet personnalisé, de l’accueil que nous œuvrons chaque jour à toujours rendre le meilleur possible ; est une discipline dans laquelle nous excellons. Mais courir trop longtemps et dans trop de directions : c’est énergivore et très vite épuisant. Il est intéressant alors de se demander si nous savons où nous allons ?
La feuille de route, nous le savons, c’est la loi et nos textes de références, la HAS, l’ARS, et ce, au travers de la satisfaction et le soin des enfants qui en ont besoin.

Mais notre cheval, ou vélo (pour être plus contemporaine) : l’avons-nous bien choisi, est-ce que nous le ménageons, et surtout sommes-nous sûrs que chaque acteur de l’équipe pluridisciplinaire ait le casque, les genouillères et tous les équipements pour être en selle ?
Prenons un exemple : combien de réunions « vite fait » ont été lancées pour « gagner du temps » et se sont terminées par une confusion généralisée et une redistribution urgente de tâches mal définies ? Si cela vous semble familier, c’est que vous avez sans doute déjà vécu l’effet boomerang du temps mal investi. Au lieu de gagner du temps, nous fabriquons un monstre administratif ou organisationnel qui nous en dévore encore plus. C’est presque ironique : vouloir aller plus vite nous ralentit.

« Prendre le temps d’analyser collectivement hier, pour mieux agir demain » : une idée subversive ?

Il est vrai que dans le contexte précédemment établi de « rush » permanent ce genre d’idées peut sembler pour certains irréalistes et pour d’autres encore aussi scandaleuses que de proposer une sieste obligatoire en plein service. Mais… Il y a une logique imparable dans cette folie apparente : réfléchir ensemble, en amont, permet d’agir plus efficacement, en aval. Oui, oui, c’est presque… mathématique : c’est la logique du PDCA (Plan Do Check Act ou La roue Deming).

Quand une équipe prend le temps de poser les choses – de penser la qualité des soins, de redéfinir des priorités, de revoir un protocole, ou même de simplement se demander « comment mieux faire ? » – elle investit. Investir du temps pour éviter les allers-retours inutiles, les malentendus destructeurs et les actions bâclées qui, de toute façon, devront être refaites. Cela demande du courage, bien sûr : celui de s’arrêter quelques instants dans un environnement où tout crie « urgence ! ». Mais n’oublions pas que l’urgence permanente est le meilleur moyen de transformer une équipe en cocotte-minute.

Gagner du temps en en prenant : oui, mais comment ?

Commençons par briser un mythe : réfléchir ensemble n’est pas une perte de temps, c’est une économie à long terme. Mais attention, on ne parle pas ici de « réunionite » – ce sport national dans lequel chacun prend son mal en patience tout en consultant discrètement ses mails. Non, on parle de vrais temps d’échange, où les idées circulent, où les problèmes sont nommés, où chacun est légitime, et où des solutions concrètes émergent.
Pour cela, quelques ingrédients clés :
⦁    Des objectifs clairs : À quoi veut-on arriver ? Si la réponse est « Je ne sais pas, mais on verra bien », c’est mal parti.

1. Des fiches pratiques, des procédures et protocoles pour les actions énergivores et menant souvent à des dysfonctionnements (se formaliser nos bonnes pratiques partagées).
2. S’approprier véritablement nos projets d’établissement et ses fiches actions. Le rendre vivant pour construire au fil des années sa transformation...
3. Définir le ou les rôles de tous les acteurs ou groupes d’acteur des équipes pluridisciplinaires

⦁    Une écoute active : Chacun apporte une pièce au puzzle. Même la petite idée anodine du coin de table peut devenir la clé du problème.

1. Favoriser un climat de sécurité psychologique afin que chaque parole se sente légitime (c’est notre point fort : nous sommes experts de la santé mentale et de la formation)
2. Diversifier les moyens d’expression, ceux des familles, les nôtres.

⦁    Un suivi rigoureux : Parce que réfléchir, c’est bien. Mais si rien n’est fait derrière, autant appeler ça une pause-café.

1. Prendre le temps de formaliser nos réflexions collectives et systématiquement définir temporellement les actions à mettre en œuvre pour que nos idées soient des projets,
2. Travailler en mode projet sur nos Plan d’Amélioration Continue de la Qualité des Soins (PACQS) et y trouver, tous, notre rôle,
3. Un retour systématique aux parties concernées du cheminement de leurs idées.

Une invitation (pleine de bons sentiments) à ralentir pour mieux avancer

Prendre le temps de penser collectivement, ce n’est pas une lubie de philosophe ou une invitation à la procrastination. C’est une nécessité. Car, au fond, quel est l’objectif d’un établissement de soins ? Soigner mieux, accompagner mieux, soulager mieux. Et si courir à perdre haleine nous empêche d’y parvenir, alors il est peut-être temps (justement) de revoir nos priorités.
Prendre le temps de penser l’amélioration continue, c’est s’offrir une chance d’enrichir nos pratiques collectives par l’apport de l’ensemble ! Aristote nous apprit que « Le tout est plus que la somme de ses parties ». Et contrairement à ce qu’on pourrait croire, ces temps de réflexion ne demandent pas des heures (ni une réunion hebdomadaire sur la qualité de la réunion précédente). Parfois, quelques minutes bien cadrées suffisent pour faire émerger des solutions qui feront gagner des heures, voire des jours. Une collègue proposait 5 min sur une thématique qualité au début des réunions habituelles ! Pourquoi pas ?

Alors sur les conseils de notre cher Aristote, et pas que nous ne le faisions pas déjà, mais, favorisons, du mieux que l’on peut, les voies et actions pour faire briller le Tout en pensant une place pour les temps de réflexion non cliniques.

Merci pour votre temps, je mesure bien qu’il est précieux,
Votre collègue, Francesca.

►Le 27 novembre 2024

 

Francesca MBAPPE vient de rejoindre l’équipe du siège en cette nouvelle rentrée. Cette trentenaire pétillante occupe désormais le poste de chargée de qualité et système d’information chez Cerep-Phymentin.Des challenges à la clé et une échéance majeure en octobre 2025 : l’évaluation de nos établissements sociaux et médico-sociaux.

1 - Francesca, vous êtes titulaire d’un BTS Science et Technologie des aliments. Vous avez par ailleurs bénéficié d’une formation Responsable Qualité et avez obtenu un DU - Qualité - Gestion des risques en ESMS. On devine une sensibilité particulière pour certains sujets. Qu’en est-il ?

Oui, en effet, je suis une personne de nature curieuse et ouverte d’esprit. J’ai donc toujours été ouverte aux opportunités qui à mon sens répondent à mes aspirations et valeurs. Durant ce début de carrière de 8-10 années je me suis spécialisée dans la qualité et l’amélioration continue et maintenant depuis presque 4 ans je sais que les champs - sanitaires, sociaux et médico-sociaux sont ceux qui me correspondent le plus ! J’aime le monde associatif, travailler les liens entre les êtres humains, mais aussi les enjeux, le partage, et apprendre.

2 - Qu’est-ce que les différents postes occupés ces dernières années vous ont-ils apporté ?

Mon premier poste entant que salarié m’a fait grandir. Nous étions 1 700 avec pour chaque service son enjeu, pour chaque acteur, ses missions spécifiques. Donc, peu de temps pour les situations particulières ou les enjeux individuels. L’avantage c’est que j’y ai appris l’importance de tracer et formaliser, j’y ai également découvert l’univers et donc la méthodologie des normes ISO, ainsi que construire et faire vivre des outils de suivis (tableaux de bord, etc.).
Mes deux derniers postes m’ont plus enseigné à « dézoomer » et à travailler simultanément sur plusieurs processus. En particulier le dernier m’a permis de développer des méthodes ludiques notamment pour permettre aux acteurs du système de s’imprégner du référentiel HAS.

3 - On associe généralement à la qualité les termes un peu froids de procédures, indicateurs, évaluations, conformité. Imaginez-vous derrière ces mots des conceptions et des approches humaines relevant davantage de la personne en charge de la qualité ?

En effet, ce sont des termes souvent associés à la qualité mais pour moi la qualité n’est pas une discipline mais une finalité. Nous faisons tous de la qualité, car nous cherchons tous le meilleur accompagnement, et les meilleurs soins possibles pour les usagers. C’est notre quotidien. Nous nous concertons tous en groupe ou par parfois même à 2 sur des situations non désirées/habituelles ; pour chercher à mieux faire et réduire les risques qu’elles ne surviennent de nouveau. Enfin, nous sommes des établissements autorisés et nous avons tous la volonté de le rester et pourquoi pas les développer ? Tout ceci pour une chose : apporter notre pierre quant aux défis de la protection de l’Enfance, dans notre discipline et sur notre territoire.

4 - Pourquoi nous rejoindre aujourd’hui ? Que souhaitez-vous nous apporter ?

Parce que déjà Cerep-Phymentin m’inspire un environnement de travail sain et au service des projets pour les enfants et leur développement. Travailler pour une organisation du champ sanitaire et médico-sociale me motive et donne du sens à mes journées. Aussi, depuis le premier échange et jusque maintenant, plusieurs mois après, j’ai eu avec l’ensemble des acteurs de Cerep-Phymentin véritablement un bon accueil. Mes enjeux ont été pris en compte. En effet, Cerep-Phymentin m’intègre moi, au projet associatif mais moi entièrement, c’est-à-dire moi, et mes projets également. J’ai l’opportunité de suivre mon projet de Master 2 Management de projet et de la qualité de septembre à juin avec un aménagement de mon contrat et mes conditions de travail, proposé de manière bienveillante par Cerep-Phymentin. Ceci illustre que la valeur autour de la formation et du développement n’est pas qu’une théorie mais un vrai engagement.

5 - Je crois savoir que vous êtes vice-présidente de l’ONG gift et vous qualifiez volontiers d’exploratrice en herbe. Pourriez-vous nous en dire plus ?

Oui, GIFT c’est le projet de ma copine Marie qui est devenu un peu aussi le mien. C’est une initiative à petite échelle, en fonds propres, avec des dons, et un engagement qui nous permet de répondre présents lorsque nous sommes témoins de besoins de femmes et d’enfants que nous avons croisés lors de nos voyages, ensemble, mais aussi respectifs. Nous nous engageons à payer certains frais de scolarité, de soins ou faisons des actions « vêtements ou rentrée scolaire » pour, à notre niveau, aider les personnes dont nous croisons le chemin. Nous avons déjà accompagné, en Guinée Conakry et en Côte d’ivoire.
Pour « exploratrice en herbe », j’ai inscrit ce terme sur mon CV car j’aime voyager et découvrir de nouvelles cultures, mais je ne voyage pas encore au rythme que j’aimerais : mon rythme de rêve - 2 pays par an.

Petit portrait chinois :

Quelle serait votre plus grande qualité ? Souriante.
Quel serait votre défaut ? Bavarde.
Quel est votre mot préféré et celui que vous n’aimez pas ?
C’est plus une expression que je dis de temps en temps, mais sans faire exprès : « Tu vois ce que je veux dire ? », « Tu vois » et je m’irrite moi-même. Sachez que ce n’est et ne sera jamais pour remettre en question une capacité de compréhension l’interlocuteur. C’est comme un toc.